Mots-clefs

  • Poste : CHARGÉ(E) EN CHEF DE LA GESTION DES DOCUMENTS, DE LA CLASSIFICATION & DES ARCHIVES
  • Type d’offre : Emploi
  • Métier(s): Archivistique, Documentation, Informatique, Informatique de Gestion, Sciences sociales
  • Niveau(x): BAC+5, BAC+6, BAC+7 et plus
  • Expérience: Minimum 7 ans
  • Lieu: Côte d’Ivoire
  • Date de publication: 18/08/2017
  • Date limite: 01/09/2017

La BAD 
recrute 
CHARGÉ(E) EN CHEF DE LA GESTION DES DOCUMENTS, DE LA CLASSIFICATION & DES ARCHIVES

  • Titre du poste: Chargé(e) en chef de la gestion des documents, de la classification & des archives
  • Grade: PL3
  • Poste N°: 50078458
  • Référence: ADB/17/377
  • Date de publication: 14/08/2017
  • Date de clôture: 01/09/2017

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social sur l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (les Cinq grandes priorités – Top 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous la direction du Conseil d’administration, le Président pilote les affaires de la Banque africaine de développement (BAD) et du Fonds africain de développement (FAD), et gère les opérations et activités conformément aux accords portant création des deux entités. Le Président supervise plusieurs départements et unités, y compris le Bureau du président (PRST0) ; le Département de l’évaluation indépendante du développement (BDEV) ; le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption (PIAC) ; l’Unité de la vérification de la conformité et médiation (BCRM) ; le Secrétariat du conseil d’appel des sanctions (BSAB) ; le Tribunal administratif (BATR) ; le Bureau de l’auditeur général (PAGL) ; la Direction de la gestion des risques du groupe (PGRM) ; le Conseil juridique général et services juridiques (PGCL) ; le Département de la communication et des relations extérieures (PCER) ; le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique (PETH) ; et le Bureau du secrétaire général et secrétariat général (PSEG).

LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR:

Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général (PSEG) est de faciliter la réalisation des objectifs du High 5 de la Stratégie décennale et du Modèle de développement et de prestation de services (DBDM) de la Banque en améliorant le processus de prise de décisions des instances de gouvernance et en nouant de meilleures relations de travail avec les parties prenantes et les pays hôtes de la Banque. Le Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général (PSEG) comprend :
i) le Bureau du Secrétaire général (PSEG.0), qui outre ses propres attributions, est chargé de gérer la Section de la gestion des documents et des archives et la Section de la gouvernance institutionnelle et des relations avec les parties prenantes ;
ii) la Division des affaires et des travaux du Conseil (PSEG.1) ;
iii) la Division du protocole, des privilèges et immunités (PSEG.2) et
iv) la Division des conférences et réunions (PSEG.3).

LE POSTE :

L’objectif principal de ce poste est de coordonner et de gérer la mise à disposition dans les délais, de manière active et efficace des informations sur le Groupe de la Banque et ses activités, en particulier celles relatives à ses opérations de développement.

Le/la titulaire supervisera l’archivage adéquat des dossiers et documents du Conseil et les rendra facilement accessibles aux membres des Conseils et aux utilisateurs. En effet, la Section de la gestion des documents et des archives coordonne les gestions des archives et des documents essentiels du Groupe de la Banque, conçoit les outils de conservation des archives et assure la formation régulière des membres du personnel dans le domaine.

Ainsi, le/la titulaire devra superviser la classification des informations à l’échelle de la Banque dans tous les formats et formes afin de :

  1. assurer la concordance stratégique des informations en appui aux objectifs opérationnels avant leur divulgation ;
  2. garantir la disponibilité, la confidentialité, l’intégrité et la capacité en matière d’audit en ce qui concerne les informations de la Banque ;
  3. veiller à la réduction des incidences négatives sur les activités opérationnelles de la Banque à un niveau acceptable ;
  4. veiller à la conformité et au respect total de la Politique de la Banque en matière de classification d’information.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision et l’orientation du Secrétaire générale, le/la Chargé(e) en chef de la gestion des documents, de la classification et des archives devra :

  1. Élaborer et maintenir un cadre stratégique et opérationnel pour le Système de gestion et d’archivage des documents et de classification des informations afin de garantir la cohérence avec les règles et réglementations pertinentes de la Banque, et d’obtenir et de conserver le système de gestion de la qualité ISO 15489 ;
  2. Élaborer et mettre régulièrement à jour les politiques, les directives et les procédures de gestion et d’archivage des documents, ainsi que les directives concernant la classification des informations pour la Banque conformément au cadre stratégique et opérationnel ci-dessus mentionné.
  3. Classifier tous les documents de la Banque selon la Politique en matière de divulgation et d’accès à l’information ;
  4. Entreprendre un inventaire détaillé des informations de la Banque et assurer leur classification conformément à la Politique de divulgation et d’accès à l’information ;
  5. Mettre en place et gérer un système efficace de recherche documentaire selon les règles de classification des informations définies dans la Politique de divulgation et d’accès à l’information ;
  6. Élaborer et appliquer des mesures de contrôle sécuritaires efficaces pour les systèmes d’information de la Banque, par la mise en place d’outils d’information appropriés et d’étiquettes de classification conformes aux critères énoncés dans la Politique en matière de divulgation et d’accès à l’information.
  7. Servir de point focal à la Banque pour les questions de gestion et d’archivage des documents, ainsi que de classification et de déclassification des informations, concernant particulièrement l’application de la Politique de la Banque en matière de divulgation et d’accès à l’information et toute la Banque, de façon générale ;
  8. Concevoir/actualiser de façon régulière un contenu de formation devant fait partie du programme de formation sur la divulgation et l’accès à l’information, accompagné d’un outil d’apprentissage en ligne pour le personnel ;
  9. Concevoir des actions appropriées pour le personnel permettant de suivre la classification des documents ;
  10. Élaborer des mesures de contrôle efficaces pour la gestion des informations de sorte à assurer que les membres du personnel sont conscients de leurs responsabilités et que les meilleures pratiques sont suivies ;
  11. Aider et conseiller les membres du personnel dans la gestion, l’archivage, la classification et la déclassification des documents de la Banque ;
  12. Fournir des conseils sur les enjeux sécuritaires et réglementaires actuels et potentiels pouvant affecter le système d’information de la Banque et évaluer leur impact sur l’institution ;
  13. Élaborer des lignes directrices pour la classification des documents, y compris celles relatives aux réseaux de partage d’information au sein de la Banque ;
  14. Assurer le leadership en matière de systèmes d’expertise novateurs pour la gestion et l’archivage des documents et la classification des informations ;
  15. Piloter la mise en œuvre, fournir des avis d’expert et faire des recommandations concernant la politique de divulgation et d’accès à l’information, ainsi que les politiques, les directives et les procédures de gestion et d’archivage des documents à l’intention de la Haute direction et du personnel ;
  16. Superviser l’archivage adéquat des dossiers et documents du Conseil et les rendre facilement accessibles aux membres du Conseil ;
  17. Superviser la gestion des archives et des dossiers essentiels de la Banque, concevoir des outils de conservation des dossiers et assurer régulièrement la formation des membres du personnel.

Critères de sélection

  1. Être titulaire d’au moins un Master 2/DESS/DEA ou d’un diplôme équivalent en bibliothéconomie, systèmes d’information, gouvernance, science sociale, politique publique et administration ou dans toute autre discipline similaire ;
  2. Justifier d’au moins sept (7) années d’expérience pratique pertinente dans le domaine concerné ;
  3. Bonne compréhension des systèmes, stratégies, politiques, principes, procédures et normes de gestion, d’archivage des documents et de classification des informations ;
  4.  L’expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire;
  5. Bonne connaissance de la production et de la classification des informations, et au fait de façon quotidienne des toutes dernières évolutions dans la réflexion et la pratique des autres BMD concernant les critères de classification des informations ;
  6. Connaissance approfondie des normes et lignes directrices de l’industrie concernant tous les aspects de la gestion et de l’archivage des documents et de la classification des informations ;
  7. Expérience dans les meilleures pratiques en gestion de l’information et de document, telles que la norme ISO 15489 ;
  8. Excellentes aptitudes organisationnelles et analytiques ;
  9. Connaissance dans tous les aspects de la sécurité informatique de plusieurs domaines (bases de données, classification, applications propres aux systèmes d’exploitation, etc.) ;
  10. Solide expérience dans l’utilisation des outils liés aux technologies de l’information, de SAP, des applications courantes de MS Office (Word, Excel, Access et PowerPoint), des bases de données et bonne connaissance de la gestion des systèmes d’information ;
  11. Connaissance des systèmes de gestion de document, d’InformatioRequest Tracking System -IRTS (système informatisé de suivi des requêtes), de l’élaboration des référentiels taxonomiques et des normes en matière de données ; et capacité de rédaction de rapport, etc. ;
  12. Expérience pratique pertinente dans les domaines tels que l’accès à l’information ou la liberté d’information, de préférence, dans une institution similaire à la Banque, notamment une institution financière internationale (IFI), une banque multilatérale de développement (BMD) ou dans le secteur public ;
  13. Capacité à communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue ;
  14. Maîtrise des applications courantes de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint) ; la connaissance de SAP (ou d’autres systèmes de gestion intégrés de document ou des logiciels de traitement de données quantitatives et qualitatives) constitue un atout supplémentaire.
INFORMATIONS SUR LE POSTE :   LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT A ENGAGÉ LES SERVICES DE DEVEX POUR FACILITER CE RECRUTEMENT. POUR POSTULER, VEUILLEZ CLIQUER SUR « POSTULEZ » COMME AFFICHÉ SUR LA PAGE DE PUBLICATION OU Y ACCÉDER A TRAVERS LE LIEN SUIVANT :

http://www.surveygizmo.com/s3/3773150/Chief-Records-Management-Classification-Archives-Officer-PL3

CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG  

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